AIにメールの下書きをさせる【断り・催促・お詫びの例文つき】

メールで時間を取られるのは、たいてい書き出しです。とくに断る・催促する・謝るの3つは、一行目が決まらないまま10分溶けることがあります。

ここがAIのいちばん向いている仕事です。ゼロから書かせるのではなく、気まずさを引き受けてもらうと考えてください。

頼むときに必ず伝える3つ

「丁寧なメールを書いて」では使えるものは出てきません。次の3つを入れるだけで、実用の水準になります。

そのまま使える指示文「取引先の課長あてに、見積もり依頼を断るメールを書いてください。断る理由は、いま別案件で手が回らないからです。ただしその事情はぼかして、次回はぜひ声をかけてほしいという気持ちが伝わるようにしてください。300字程度で。」

断りのメールで大事なのは、断る理由の説明よりも関係を切らない一文です。AIはここを外しません。人間が書くと、つい言い訳が長くなります。

そのまま使える指示文「先週お願いした資料がまだ届いていません。相手を責める調子にならないように、状況を確認するメールを書いてください。相手は社内の別部署の同僚です。期日が明後日に迫っていることは伝えたいです。」

催促は、書き手が苛立っているほど文面に出ます。AIは苛立っていません。感情を抜いた文面を先に作らせて、そこから調整するほうが早くて安全です。

そのまま使える指示文「納品が1日遅れることをお詫びするメールを書いてください。原因はこちらの確認漏れです。言い訳をせず、お詫び・新しい期日・再発防止の順で、200字程度でまとめてください。」

ここだけは自分でお詫びのメールは、必ず自分の目で読んでから送ってください。AIは事実関係を知りません。日付や金額、担当者名を勝手に補うことがあります。数字と固有名詞は一つずつ確認を。

一発で決まることは稀です。次のように、部分だけ直させてください。

全部を作り直させると、気に入っていた部分まで変わります。直したい箇所を指定するのが、上達の分かれ目です。

入力してはいけないもの取引先の会社名・担当者名・金額・契約内容といった機密情報を、そのままAIに入力しないでください。「取引先A社」「金額は伏せる」と置き換えて指示し、固有名詞は自分で埋めるのが安全です。会社によっては生成AIの利用ルールが定められています。まずそちらをご確認ください。

1通あたり10分の短縮でも、1日5通なら50分です。まずはいちばん書きたくない1通から試してみてください。

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